Советы по выбору мини-АТС

Как выбирать мини-АТС

Выбрать нужную вещь среди изобилия ей подобных всегда непросто. А выбрать сложное техническое устройство, каким является АТС из множества представленных сегодня на рынке, и обладающих примерно одинаковыми потребительскими свойствами, непросто вдвойне. В таких условиях на первый план выходят конкретные задачи, которые должна будет решать мини-АТС в данном конкретном месте.

Прежде чем приступить к выбору, неплохо было бы определиться, а что же Вы хотите от мини-АТС.
Прежде всего, определитесь с емкостью станции, т.е. какое количество внешних линий Вам понадобится ввести в АТС и сколько рабочих мест, оснащенных телефонами Вы хотели бы получить. При этом не забудьте про факсы и модемы. Здесь очень важно спрогнозировать дальнейшее развитие телефонной сети Вашего предприятия или офиса. Как показывает практика примерно в 70% случаев первоначальной емкости мини-АТС, определенной при покупке не хватает, и приходится ее наращивать. Это может произойти уже на этапе монтажа АТС (когда выясняется, что забыли учесть что-либо) или в дальнейшем процессе эксплуатации, когда развитие Вашей фирмы потребует организации дополнительных рабочих мест или увеличения количества внешних линий. Поэтому важно выбрать такую АТС, которая могла бы «расти» вместе с Вами, а не потребовала бы замены на другую модель уже в ближайшем будущем. Есть множество АТС, которые строятся по модульному принципу – их можно наращивать, докупая отдельные блоки.

После того, как определились с емкостью, нужно максимально точно определить задачи, которые будет решать станция. Что для этого нужно?:

1. Желательно иметь план размещения рабочих мест или хотя бы их примерное количество.
2. Знать количество внешних линий, а также их тип – аналоговые 2-х проводные, цифровые ISDN или Е1-R2

Линии могут предоставлять различные операторы и как следствие эти линии могут быть разнородными (например, от МГТС к Вам приходят обычные аналоговые 2-х проводные линии, а от коммерческого оператора – цифровые ISDN линии). Кроме того, даже аналоговые линии могут быть разнородными – одни работать в «Пульсе», другие в «Тоне» или иметь различный выход на городскую телефонную сеть – прямой или через дополнительную цифру. Как правило, выход через дополнительную цифру имеют лини, приходящие от какой-нибудь ведомственной АТС или от АТС, установленной в здании, где Вы арендуете помещения. В связи с этим желательно, чтобы Ваша АТС умела бы работать с такими разнородными линиями. АТС должна уметь распознавать тип линии и в соответствии с этим типом автоматически выполнять требуемые действия (т.е. например, добавлять в линию ту самую дополнительную цифру). Эта функция называется ARS (Automatic Route Selection).
Кроме того, что у линий может быть разный тип набора, у них могут быть разные тарифы на исходящую связь, причем тарифы могут быть достаточно гибкими, т.е. например днем дешевле звонить по одной линии, вечером по другой, а ночью по третьей. Здесь полезна функция выбора наиболее дешевого маршрута исходящей связи (LCR – Least Cost Routing).
Аналоговые 2-х проводные линии поддерживают практически все мини-АТС. С цифровыми линиями дело обстоит несколько сложнее. В этом случае Ваш выбор ограничен цифровыми мини-АТС, т.к. только они позволяют работать с цифровыми линиями. Для начала Вам следует уточнить у своего оператора, какую именно цифровую линию он готов Вам предоставить. Если это ISDN линия, то какой интерфейс – PRI или BRI, и какого стандарта.

После того как оператор предоставит Вам такую информацию, то круг поиска сузится еще немного, т.к. не все цифровые мини-АТС поддерживают различные типы сигнализаций и интерфейсов.

3. После определения количества и типа входящих линий нужно продумать схему распределения входящих звонков. Вариантов такого распределения может быть множество. Условно выделим 4 возможных варианта :

а) 1:1 - Одна входящая линия звонит на один внутренний телефон. Варианты: прямые номера руководителей, номера, приходящие на секретарский телефон, номер факса.
б) 1:N - Одна входящая линия звонит на N внутренних телефонах, причем они могут звонить все одновременно (звонок примет тот, кто первый снимет трубку) или часть из них может звонить с задержкой (сначала звонит одна группа телефонов, если на звонок не ответили в течение определенного времени, то начинает звонить другая группа телефонов). Варианты: общие телефонные номера отделов, служб, подразделений.

в) Групповой вызов – звонок поступает на специальную группу телефонов. Существуют разные типы групп:

• группа последовательного опроса, где звонок поступает сначала на один телефон, в случае если тот занят, переходит на другой, и т.д.
• Группа общего вызова – звонят сразу все телефоны в группе
• Группа автоматического (универсального) распределения звонков ACD/UCD. Применяется, как правило, для создания группы операторов, обрабатывающих большое количество входящих звонков. Звонки в такой группе обрабатываются таким образом, чтобы нагрузка распределялась равномерно среди всех операторов. Может использоваться совместно с выдачей звонящему приветственного сообщения или справочной информации, в том случае, если в данный момент все операторы заняты и не могут ответить на звонок. В некоторых станциях предусмотрена возможность для членов группы временно выйти из группы, и не принимать входящие вызовы.

г) Дополнительные возможности обработки входящих звонков

• прямой доступ в систему (DISA), позволяет звонящему дозвониться до конкретного сотрудника. После ответа станции он должен ввести в тональном режиме внутренний номер этого сотрудника.
• Автоматический секретарь (АА). Звонящему выдается голосовое меню, в котором предлагается ввести в тональном режиме короткий номер для связи с определенными отделами или сотрудниками. Например: «Наберите 1 для связи с отделом продаж, наберите 2 для связи с техническим отделом и т.д.»

4. После того как определились с входящей связью, нужно определиться с исходящими звонками. Для оптимальной загрузки станции существует определенное соотношение количества внешних и внутренних (имеющих право на исходящую связь) линий. Обычно это соотношение составляет 1:3 или 1:4. Необходимо определить какие внутренние абоненты, по каким внешним линиям будут иметь выход на городскую сеть, кто и по каким линиям будет иметь право выхода на междугороднюю и международную сеть.
5. Помимо своих основных функций многие АТС обладают дополнительными функциями, для использования которых требуется приобретение отдельных блоков и модулей. К таким функциям, как правило, относятся следующие :

• DISA - функция прямого доступа в систему. Помимо возможностей соединения с конкретным сотрудником, она предоставляет возможность, находясь вне офиса занять одну из внешних линий АТС и сделать по ней звонок (например, междугородный)

• ACD – автоматическое распределение вызовов, с возможностью выдачи приветственного сообщения.
• DECT – система микросотовой связи, позволяющая сотрудникам иметь свободу передвижения внутри офиса по прилегающей территории и при этом всегда быть на связи.
• Голосовая почта – позволит максимально эффективно обрабатывать входящие звонки и избегать их потерь из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте. Она позволяет обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком, реализовать функцию автоматического оператора, создать систему иерархических голосовых меню, вести запись разговоров, обслуживать вызовы в режиме интервью.
• Гостиничные функции – позволяют повысить эффективность работы АТС, установленных в гостиницах. Это такие функции как контроль заселения/отъезда, пробуждение по телефону, информация о статусе номера и пр.
• CTI – компьютерно-телефонная интеграция, позволяет интегрировать АТС с различным ПО, например для обеспечения более эффективной работы операторов.

Может возникнуть вопрос – а какую АТС выбрать – аналоговую или цифровую? Однозначного ответа на этот вопрос нет. С точки зрения пользователя основные сервисные функции одинаковы для обоих типов АТС. Аналоговые АТС обладают одним существенным преимуществом – они дешевле аналогичных по емкости цифровых. С другой стороны цифровые АТС более современны, у них выше качество связи. Но если в цифровую АТС заведены аналоговые внешние линии, то это преимущество распространяется только на внутреннюю связь. Однако все меняется если Вам нужно подключать цифровые линии или систему микросотовой связи DECT или использовать компьютерно-телефонную интеграцию CTI. С этими задачами может справиться только цифровая АТС.

6. Немаловажным вопросом является выбор телефонных аппаратов для работы с мини-АТС. Все производители АТС предлагают специальные системные телефоны, которые совместимы только с АТС данного производителя и обеспечивают удобный доступ ко всем сервисным функциям АТС. Все системные телефоны располагают гибко программируемыми кнопками с индикацией, на которые можно вывести либо наиболее часто вызываемые внутренние телефоны, либо запрограммировать определенные сервисные функции. Кроме того, имеются кнопки с жестко заданными функциями. Большинство моделей системных телефонов имеют спикерфоны и жидкокристаллический дисплей, на который выводится информация, передаваемая АТС. Нужно учитывать, что с обычных аналоговых телефонов недоступен такой сервис, какой обеспечивают системные телефоны. Производители АТС как правило рассчитывают на то, что на столе у пользователя мини-АТС должен стоять системный телефон, а аналоговые телефоны будут использоваться в качестве факсов, автоответчиков и модемов. Но у такого сервиса есть и обратная сторона медали – цена на системные телефоны выше, чем на аналоговые. Кроме того, кабельная проводка для системного телефона может отличаться от проводки аналогового, что также увеличивает общую стоимость системы. Поэтому при определении расположения рабочих мест необходимо заранее предусмотреть количество и местонахождение системных телефонов.

Если все вышеперечисленные критерии выбора мини-АТС кажутся Вам слишком сложными, тогда доверьте этот выбор специалистам. Мы с радостью поможем Вам решить непростую проблему выбора и подберем для Вас оптимальный вариант, максимально подходящий Вам по своим функциональным возможностям, и разумеется по цене.